RECRUTEMENT ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) –
SECRETARIAT GENERAL
1. Contexte
Les Sœurs Contemplatives de Saint Jean sont une congrégation religieuse dont les communautés sont implantées
en France et à l’étranger. La Congrégation est animée par une Prieure générale, assistée de son Conseil général, et
s’appuie sur différents prieurés et charges transversales pour assurer son fonctionnement et sa mission.
L’Assistant (e) administratif (ve) travaille sous la responsabilité directe de la Prieure générale, à Troussures. Il
(Elle) assure un rôle d’appui administratif, de coordination et de suivi des dossiers de la Congrégation.
Dans l’exercice de ses fonctions, il (elle) est en interaction régulière avec les différents prieurés de la Congrégation,
les membres du Conseil général, les personnes en charge des fonctions transversales ainsi qu’avec les différentes
composantes de la Famille Saint-Jean. Il (Elle) est également amenée à être en relation avec les interlocuteurs
institutionnels et ecclésiaux de la Congrégation.
Ce poste nécessite ainsi à la fois discrétion, autonomie, rigueur dans le suivi des dossiers et capacité à travailler
avec des interlocuteurs et des communautés situés dans différents pays.
2. Missions clés et responsabilités
Secrétariat général – Administration générale
Agenda / Courrier : Gérer le courrier de la Prieure générale (papier et mail), tenue de l’agenda, organiser les
rendez-vous, préparer les réunions, suivre les demandes adressées au gouvernement de la Congrégation.
Réunions / Comptes-rendus et PV : Organiser les réunions de Congrégation (visioconférences, convocations,
suivi), coordonner les échanges avec les responsables des différentes charges transversales et veiller au bon suivi
des dossiers communs.
Gestion administrative de la Congrégation : Réaliser ou coordonner les démarches administratives internes et
externes, assurer le suivi des dossiers administratifs de la Congrégation, préparer les documents nécessaires et
veiller au respect des échéances administratives.
Secrétariat du Chapitre général (une fois tous les 3 ans / durée 15 jours – 3 semaines) : Assister au Chapitre
général en présentiel, assurer le secrétariat des séances, élections et actes de l’assemblée, rédiger et faire valider
les procès-verbaux, diffuser les documents définitifs et suivre l’archivage (papier et numérique, selon les règles
édictées dans le directoire du Chapitre général / constitution).
Appui à la gouvernance – Relations institutionnelles
Relations institutionnelles et ecclésiales : Gérer les correspondances officielles et assurer le suivi des relations
institutionnelles avec les autres branches de la famille Saint Jean, évêchés, autres institutions religieuses. Préparer,
si nécessaire, les courriers et documents en anglais. Relations avec les autres prieurés : Être en appui de la Prieure générale pour les échanges avec les autres prieurés
(Cameroun, US, Lituanie, France). Aider pour le suivi des différentes commissions. Consolider leurs travaux :
recueillir leurs contributions, réaliser des synthèses, préparer les documents de travail destinés au Conseil général
et accompagner les démarches de réflexion collective.
Ressources Humaines
Ressources Humaines : Tenir à jour les dossiers administratifs individuels des sœurs : documents civils et
religieux, situations de vie religieuse et correspondances associées (courriers officiels comme les attestations,
assignations, nominations, changements de situation, etc)…dans le respect de la confidentialité et de la protection
des données.
Communication
Communication (interne et externe) : Contribuer à la préparation et à la diffusion des communications de
l’Institut (collecte des informations auprès des prieurés, rédaction et mise en forme de contenus simples, diffusion
des décisions et communications institutionnelles). Communication externe courante (hors média) : rédiger et
lancer des appels aux dons, remerciements, lettres de nouvelles…
Gestion des outils du secrétariat : Assurer le bon fonctionnement et l’organisation des boîtes mail, espaces
partagés, outils de visioconférence et répertoires documentaires. Veiller aux sauvegardes et aux droits d’accès.
Gestion documentaire et archive
Gestion documentaire : Suivre, enregistrer, classer et trier les documents de l’institut selon les règles
préalablement définies.
Archivage papier et numérique : Archiver les documents numériques et papier, selon les règles préalablement
définies.
3. Savoirs
Savoir Être
Organisé (e) / savoir prioriser
Fiable
Discret (e)
Capacité à travailler en autonomie et gérer plusieurs sujets simultanément
Bon relationnel
Si possible, connaissance du monde religieux (une connaissance du monde des congrégation serait un atout)
Savoir Faire
Compétences rédactionnelles
Maîtrise du pack office
Si possible une expérience de secrétariat préalablement et anglais
4. Environnement
Lieu de travail : Maison générale – Prieuré Les Saints Archanges – 5 rue du Château Troussures 60 390 Auneuil
Dans un premier temps, temps de travail à mi-temps ou 75%, en CDD 3 mois, pour mettre à niveau le secrétariat
administratif.
Dans un second temps, évaluation du temps de travail (environ un mi-temps), sous format auto entrepreneur.
Mission majoritairement en présentiel au démarrage, télétravail possible dans un second temps.
Rémunération : indexée sur le SMIC, avec une valorisation selon les compétences et l’expérience
Candidature (CV, lettre de motivation) à envoyer à s.secretariat@sc-stjean.com